O que é um PABX e como ele pode ajudar sua empresa?

Estes aparelhos aperfeiçoam o sistema de comunicação, melhorando o atendimento e a comunicação corporativa, permitindo maior organização no ambiente profissional. Ao instalar o sistema PABX, pode-se dar um destino correto às ligações, implantando um ramal por setor ou pessoa, e até em dispositivos móveis. Ele também otimiza o trabalho, ao realizar chamadas simultâneas e gerenciando o atendimento.

Um sistema de PABX é um equipamento presente em diversas empresas e escritórios que têm a necessidade de conectar ambientes e pessoas. A sigla em inglês significa Private Automatic Branch Exchange (Troca Automática de Ramais Privados), e caracteriza sua principal função:

Viabilizar uma rede interna de telefonia por ramais, oferecendo facilidade e eficiência à rotina interna de trabalho.

O que é um sistema de PABX?

O PABX é uma central telefônica, de um modo simplificado, o aparelho conecta-se à uma operadora de telefonia (com uma ou mais linhas). E permite uma conexão interna entre um ou mais ambientes através de ramais (telefones comuns iguais aos de linha) inclusive sem fio. Assim, de forma automática após a configuração e com ou sem a intervenção de um operador ou da telefonista, este equipamento direciona a chamada para o ramal escolhido.

O direcionamento das chamadas externas para os ramais e a possibilidade de comunicação interna oferece mais eficiência e rapidez no atendimento das demandas. É possível, por exemplo, ligar para os ramais internos, assim como fazer a transferência de ligações entre eles, sem custos extras e com sigilo total.

Fora da central, não é possível ‘puxar’ o ramal e escutar a conversa, como ocorre quando há dois aparelhos na mesma linha, tipo uma extensão.

A conexão externa é mantida e cada ramal pode realizar chamadas normalmente para qualquer outro número de telefone (desde que esteja liberado para a função) e é possível bloquear interurbanos e chamadas para celular. Conheça as funções e características de cada tipo de equipamento PABX, como os sistemas analógico, híbrido, IP ou em nuvem para escolher o que melhor atende às necessidades da sua empresa.

PABX analógico, híbrido, IP ou em nuvem: qual escolher?

A principal função das centrais telefônicas é interligar ramais e linhas, sejam analógicas, híbridas ou IP. Assim, pode-se encontrar no mercado três tipos disponíveis de centrais telefônicas: uma totalmente analógica, para linhas convencionais, outra voltada para a tecnologia IP – que utiliza a conexão de internet para chamadas – e outra híbrida que integra as diferentes tecnologias.

Além disso, há a opção de gerenciar e manter o sistema em nuvem.

Veja às características de cada um:

Sistema de PABX analógico

O PABX analógico é a opção mais básica e de menor custo. É ideal para empresas de pequeno e médio porte que desejam profissionalizar sua comunicação. Suas principais funções são:

• Seleção automática de linhas – ao realizar a ligação, a central verifica o melhor plano que o cliente tem em cada linha, gerando mais economia;
• Ramal econômico – programa um limite de tempo para cada ligação; por exemplo, o telefone de um colaborador pode ser programado para fazer chamadas de no máximo cinco minutos e, quando passar do tempo, a ligação cairá;

• Controle das chamadas telefônicas internas e externas;
• Chamada em espera;
• Possibilidade de inserir um menu para encaminhar o atendimento (Atendimento Automático Digital por uma DISA – URA);
• Possibilidade de programar um ramal para realizar o desvio externo;
• Conexão com porteiros eletrônicos;
• Possibilidade de integrar a um software de tarifação para realizar o controle de chamadas;
• Transferência de chamadas;
• Identificador de chamadas;
• Reuniões por telefone (chamada em conferência);
• Bloqueio no recebimento de chamadas a cobrar.

Sistema de PABX IP

O sistema PABX IP utiliza a tecnologia VoIP como base para seu funcionamento. A comunicação VoIP (voz sobre protocolo de internet) opera por meio da conversão da voz em pacotes de dados. Eles são transmitidos de um ponto a outro, da mesma forma como é feito com textos, vídeos e imagens que circulam pela internet. Uma das principais vantagens é a redução de custos e a praticidade para as empresas.

Por utilizar a conexão de internet para o tráfego de voz – por meio de uma rede IP – o PABX IP oferece recursos adicionais, como:

• Utilizar a mesma estrutura de cabeamento da internet para telefonia;
• Ter mais qualidade nas chamadas com voz em alta definição;
• Tornar o smartphone um ramal móvel por meio de um aplicativo instalado no aparelho.

Permite que as ligações sejam feitas por software instalado nos computadores da empresa (Softphones). E para garantir a qualidade nas chamadas empresariais, é válido ter uma conta em uma operadora “IP” com certificação Anatel, SCM e STFC que garantem o suporte de áudio necessário para realizar as funções.

Vale ressaltar que, para garantir os benefícios, é importante contratar um técnico autorizado para elaborar o projeto e instalar corretamente a central telefônica IP. É um profissional capacitado e que pode fazer com que o equipamento entregue todas as suas funcionalidades, além de realizar as atualizações e manutenções necessárias.

Um projeto de PABX IP apresenta um custo relativamente maior do que o analógico. No entanto, ele oferece mais recursos e funcionalidades necessárias para médias e grandes empresas. Isso significa que o sistema pode representar uma redução de gastos mais significativa a longo prazo.

Sistema de PABX híbrido

O PABX híbrido contempla todas as funções do analógico e integra as tecnologias digital e IP. Assim, a empresa pode escolher em que momento usar a mais adequada às suas demandas. Veja mais algumas funcionalidades deste tipo de aparelho:

• Terminais com tecnologia digital;
• Maior capacidade de ramais;
• Consulta de portabilidade para números de celular – sua ligação sempre sairá pela operadora que possibilita mais economia;
• Estrutura flexível – a capacidade da central se molda de acordo com a necessidade da empresa;
• Realização de chamadas com tecnologia IP;
• Facilidade na configuração do sistema PABX;
• Possibilidade de interligação com outros PABX;
• Possibilidade de interligação com computadores, que podem ter mais ramais;
• Interligação entre matriz e filial através da tecnologia VoIP;
• Possibilidade de programar um ramal para realizar o desvio externo;
• Conexão com porteiros eletrônicos;
• Possibilidade de inserir vários menus e submenus para encaminhar para diferentes áreas de atendimento (Atendimento Automático Digital por mais de uma DISA – URA).

Sistema de PABX em nuvem

Outra opção é usar um sistema PABX em nuvem. Ele funciona como o PABX IP, mas todo o gerenciamento e armazenamento é em nuvem, ou seja, na internet. Assim, a configuração é simples e rápida, com tecnologia plug-in play, e o investimento inicial é baixo. Algumas outras características e possibilidades são:

• Comunicação em tempo real para todos os navegadores, aplicativos e dispositivos móveis. Facilidade para acessar as funções do ramal. Com um softphone, é possível utilizar o ramal a qualquer hora, de qualquer lugar. Basta instalar e configurar um aplicativo no smartphone;
• Executa chamadas de voz e vídeo pelo navegador web;
• Call Center com DAC, URA e discador automático. Permite importar mailings com um sistema profissional para agilizar o atendimento dos clientes. A plataforma liga automaticamente para cada um deles;
• Captura de tela e gravação de chamadas. É possível gravar todas as chamadas recebidas e originadas na sua empresa, além de fazer capturas de tela com facilidade;
• Correio de voz web. O sistema tem a opção de receber recados quando estiver ocupado. Cada ramal possui sua própria caixa postal, com mensagem personalizada;
• Pode gerar relatórios em tempo real essenciais para uma melhor gestão das filas de chamadas feitas e recebidas em Call Center;
• Facilidade de alterar e adicionar ramais sem a necessidade de passagem de cabos e outras configurações.

O PABX em nuvem é uma opção bastante flexível. Serve tanto para pequenas empresas, uma vez que o custo de implementação é baixo, quanto para grandes empresas, pois tem recursos de gerenciamento modernos e possibilidade de integração de sistemas. Além disso, é vantajoso porque elimina gastos com manutenção.

Sistema de PABX: Quais as vantagens para sua empresa?

Agora que você já conhece os tipos de PABX, apresentaremos as vantagens em sua utilização dentro das empresas

1. O PABX e as Melhorias no atendimento

O PABX IP conta com a tecnologia URA (Unidade de Resposta Audível), que possibilita atender ligações por meio de uma gravação personalizada. Esse recurso facilita o direcionamento da chamada para o setor adequado e reduz a quantidade de atendentes necessários para suprir uma demanda. Além de tornar o atendimento mais eficiente, a URA promove a economia de recursos humanos e financeiros.

2. O PABX e os Ganhos de produtividade

Por estar conectado à internet, o PABX IP pode ser utilizado por dispositivos móveis, ampliando o que antes estava restrito à comunicação entre ramais. Deste modo colaborador conseguem acessar o sistema de onde estiverem e fazer os contatos necessários de forma mais dinâmica, aumentando sua produtividade.

3. O PABX e a Redução de custos

O PABX IP pode conectar todos os sistemas de comunicação da empresa, permitindo chamadas gratuitas entre departamentos e até mesmo entre filiais. A economia com ligações telefônicas feita desta forma é bastante significativa, contribuindo para reduzir os custos operacionais.

4. O PABX e os números unificados

Com a tecnologia PABX IP, é possível unificar os números telefônicos em um só sistema. Transformando os telefones convencional em IP. Isso elimina a necessidade de mudanças de número e facilita a adaptação dos colaboradores.

5. O PABX e a facilidade na gestão da rede

Por ter a capacidade de integrar todos os ramais de telefonia em uma única rede de dados, o sistema PABX IP facilita bastante a administração de rede, ajuda a detectar e corrigir eventuais problemas. Ao mesmo tempo, o sistema é capaz de adicionar e remover canais de forma ágil, o que facilita a manutenção e diminui o tempo de ociosidade.

6. O PABX Proporciona dados otimizados

Por usar a mesma estrutura de cabeamento de dados, a transmissão digital IP otimiza de forma considerável o processo de comunicação. Para efeito de comparação, em média, o tempo e os recursos necessários para o uso da comunicação IP é 50% mais baixo do que as chamadas tradicionais.

7. O PABX IP e o gerenciamento facilitado

O PABX IP é totalmente configurado através de interface web, simplificando a realização de ajustes e manutenções. Interfaces intuitivas permitem que mesmo pessoas leigas possam realizar alterações básicas, caso sejam necessárias. Mas lembramos que é importante contar com um técnico especializado para o projeto e o suporte.

8. O PABX IP e as Imagens

A tendência crescente do uso de chamadas por vídeo também está contemplada no sistema de PABX. Com o uso da tecnologia IP, as videoconferências podem ser realizadas de forma simples e eficazes, aumentando a proximidade entre usuários e clientes.

9. O PABX e o status de ramais

Nas redes analógicas, dificilmente é possível identificar se o ramal do colaborador está ativo, desligado ou simplesmente fora do gancho. Já com a tecnologia IP, essa tarefa é muito simples e medir a produtividade de cada ramal fica fácil e pode ser feita por meio de interfaces de gerenciamento web, possibilitando verificações precisas e constantes do sistema de telefonia.

10. O PABX e as Ligações feitas de qualquer lugar do mundo

Com a tecnologia IP, a base de comunicações é o protocolo SIP (Protocolo de Iniciação de Sessão), o mesmo utilizado na criação de sessões multimídia. Este protocolo permite realizar ligações de qualquer lugar, com custo zero ou reduzido.

11. Gestão de Call Center

O sistema PABX é excelente para gerenciar as ligações de um call center. Importação de mailings, direcionamento das chamadas, realização de chamadas automáticas, controle das ligações, armazenamento. Tudo isso proporciona mais produtividade e qualidade no atendimento.

Conclusão

Como vimos, não faltam opções para quem deseja dinamizar a comunicação telefônica de sua empresa, seja interna ou externamente. Há soluções para todos os bolsos e necessidades, incluindo tecnologias híbridas que unem de forma eficaz o PABX analógico ao digital.

Porém, mais que conhecer os diferentes tipos de PABX, com seus diversos usos e aplicações, é preciso saber escolher o fornecedor ideal na hora de adquirir estas tecnologias. Empresas especializadas de grande relevância no mercado podem ajudar a escolher o melhor modelo para sua necessidade, além de disponibilizar equipamentos que contam com tecnologia de ponta em sistemas PABX.

Vale a pena investir nos melhores produtos, contando com o apoio de quem mais entende do assunto, melhorando resultados e performance ao mesmo tempo em que se reduzem os custos. Para isso, busque sempre o melhor parceiro!

Para conhecer outras soluções em telefonia e ter ainda mais ganhos com um sistema de comunicação eficiente em sua empresa, acompanhe as atualizações do nosso blog e conheça nossas soluções para empresas. Em caso de dúvidas, fale com nossos especialistas!

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