Administradoras de condomínios e o apoio a gestão

Não é exagero comparar a gestão de um condomínio com uma empresa.

A legislação prevê uma série de obrigações ao síndico, o que exige desse profissional ter conhecimento em áreas muito diversas. São temas que vão desde a gestão de pessoas, contabilidade, segurança, entre outros. O síndico tem que estar preparado e para facilitar seu dia a dia, pode contar com o apoio das administradoras de condomínio na organização de suas tarefas.

A contratação de uma administradora não substitui o papel do síndico. Ao contrário, ela existe para dar suporte ao profissional que administra o prédio. Funciona como o braço direito do síndico, o porto seguro onde o gestor vai buscar referências de soluções e contar com a prestação de serviços específicos. A grande vantagem dessa parceria é reduzir ao máximo a possibilidade de erros em questões legais, contábeis e fiscais.

Os principais serviços das administradoras de condomínio.

As principais áreas que as empresas administradoras de condomínio podem ajudar a gestão do Síndico são: administrativa, financeira e gestão de recursos humanos.

Vamos detalhar cada uma delas:

1. Gestão administrativa
2. Gerenciar e atualizar os documentos do condomínio, inclusive fazer entregas de papéis e correspondências;
3. Controlar e atualizar os cadastros dos moradores;
4. Fazer a convocação de assembleias e outros comunicados;
5. Emitir segunda via de boletos da taxa condominial;
6. Realizar orçamentos de obras e serviços para o condomínio;
7. Intermediar a gestão de conflitos relacionados à administração;
8. Prestar assessoria sobre manutenção;
9. Representar o condomínio frente aos órgãos públicos e outras instituições.

Outra atividade que as administradoras de condomínio podem realizar é a organização das assembleias. As empresas elaboram a pauta, fazem a redação da ata e registram-na em cartório.

Em relação à segurança, as administradoras de condomínio podem gerenciar a contratação e a renovação do seguro da edificação.

Fazer o seguro é obrigatório por lei e evita um grande prejuízo em caso de incêndio ou desastres naturais, por exemplo. Ainda no quesito segurança, as administradoras de condomínio auxiliam na checagem dos prazos de vencimento de equipamentos previstos em normas técnicas, como as da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) e as do Ministério do Trabalho (NBR).

Os gastos que envolvem as áreas comuns também podem ser geridos pelas administradoras de condomínios. Se existe um valor para uso do salão de festas, por exemplo, as empresas fazem essa cobrança. Além disso, emitem relatórios de consumo de água, gás e energia elétrica.

Por fim, mas não menos importante, as administradoras de condomínios fazem a gestão de todos os contratos que envolvem o CNPJ do prédio.

Gestão financeira

Prestar contas aos condôminos é obrigação do síndico, mas nem sempre esse gestor tem conhecimentos profundos em contabilidade. A legislação não obriga a contratação de um contador para a prestação de contas, mas contar com o apoio das administradoras de condomínio pode reduzir problemas como relatórios incompletos ou até mesmo fraudes.

Veja quais os serviços que as administradoras de condomínio oferecem em relação à gestão financeira:

1. Previsão orçamentária;
2. Assessoria contábil;
3. Consultoria fiscal, tributária e trabalhista;
4. Balancete e a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE);
5. Cobrança de taxas dos condôminos, sejam fixas ou extras;
6. Emissão de boletos;
7. Demonstrativo de receitas e despesas de cada apartamento;
8. Gestão das contas a pagar e receber;
9. Relatórios fiscais, contábeis e de pessoal;
10. Rateio das despesas;
11. Emitir certidões negativas de débitos do condomínio;
12. Prestação de contas mensais;
13. Controle da conta bancária;

A cobrança dos condôminos inadimplentes é uma das atribuições das administradoras de condomínio. Um serviço que essas empresas podem oferecer como um diferencial é a cobrança garantida. Funciona da seguinte forma: quando um condômino está inadimplente, a administradora garante que esse valor entre no caixa do condomínio para não prejudicar os demais proprietários. Para prestar essa facilidade, é praxe a cobrança de uma taxa extra mensal.

Gestão de pessoas

Contratar, treinar e demitir profissionais são atividades complexas e delicadas. O síndico deve liderar esse processo, mas o acompanhamento pormenorizado dessas questões consome um tempo considerável do gestor. É aí que as administradoras de condomínio entram como grandes apoiadoras. Veja o que elas podem oferecer:

1. Recrutamento e seleção de funcionários;
2. Atualização de registro na carteira de trabalho;
3. Treinamento de pessoas;
4. Gestão de rotinas, horários e escalas de trabalho;
5. Gestão da folha de pagamento;
6. Procedimentos de demissão;
7. Emissão de declarações;
8. Garantia de direitos trabalhistas;

Um outro diferencial que as administradoras de condomínios podem oferecer é a assessoria jurídica. É um valioso suporte para o síndico, uma vez que a legislação condominial é bem extensa e sujeita a interpretações. Também é um serviço que se cobra à parte, na maioria dos casos. As administradoras de condomínio são aliadas importantes do síndico. São empresas que prestam serviços de gestão administrativa, financeira e de pessoas, ajudando o síndico a cumprir com suas obrigações previstas em lei.

Existe também uma figura no meio condomínio que vem para somar ao time de gestão administrativa que é o gerente predial.

Uma função antes restrita a condomínios comerciais e de alto padrão se populariza cada vez mais – principalmente nos empreendimentos com muitas torres ou com área comum extensa, os gerentes prediais têm como função primordial o cuidado com a manutenção, habilidades de gerenciamento de equipe e da parte mais burocrática do condomínio, deixando o síndico mais focado na parte de relacionamento com os funcionários.

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Atribuições do cargo de gerente predial

Gerenciar o pessoal do prédio, caso os funcionários sejam orgânicos. Caso sejam terceirizados, deve ter diálogo frequente com a empresa;

• Realizar cotações;
• Acompanhar as manutenções;
• Coordenar o controle de acesso dos edifícios, realizando relatórios periódicos de controle entregues ao síndico;
• Ser capacitado a realizar trabalhos de prevenção e combate a incêndios;
• Ter bons conhecimentos relacionados à parte elétrica e hidráulica do condomínio;
• Conhecer as normas técnicas e regulamentações relacionadas ao condomínio;
• Estar a par dos produtos disponíveis no mercado, da área de segurança à de limpeza;
• Intermediar contatos entre construtora e proprietários;
• Ter preocupação constante com relação à segurança do condomínio;
• Ter conhecimento da Convenção e do Regulamento Interno do condomínio;
• Boa capacidade de comunicação e liderança.

Habilidades do gerente predial

• Conhecimento técnico em hidráulica, elétrica, manutenção predial e noções de engenharia;
• O gerente condominial deve sempre acompanhar e motivar os funcionários, ou supervisionar esse trabalho feito pelo zelador;
• O gerente deve ter uma boa comunicação e saber expressar com clareza e objetividade o que espera de cada funcionário;
• É importante também que o gerente estabeleça uma rotina de trabalho, para que cada funcionário saiba o que dele se espera, além de, assim, ter parâmetros para avaliar o rendimento de cada um;
• Os procedimentos devem ser reavaliados ou reforçados em reuniões periódicas de trabalho;
• O ideal é adotar um estilo “presente e democrático”, em que o gerente ouve os funcionários ao mesmo tempo em que exige o cumprimento das tarefas, o que cria satisfação e aumenta a produtividade;
• O gerente deve sempre checar se a prestadora de serviços está em dia com as obrigações trabalhistas, para evitar futuros problemas judiciais para o condomínio.

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